Matrícula Web exitosa, tras superar diversas dificultades, avanza

 

Indispensable el correo electrónico

“En esta oportunidad nos referimos a la experiencia que se ha tenido en este primer año de la implementación del Sistema de Matrícula Web, tomando en cuenta tres aspectos  inherentes a: el estudiante, a la Plataforma Tecnológica y  a las unidades académicas. Lo enfocaremos así, por ser los tres actores fundamentales de convergencia para  éste”, indicó Carlos Rodríguez, ingeniero a cargo de la dirección de Informática de la Universidad de Panamá.

Para el Primer Semestre, en el que realmente llega la matrícula en línea, encontramos a muchos estudiantes, en este siglo XXI, sin correo electrónico, lo que imposibilitó que ellos pudieran hacer un registro eficiente en la Secretaría Virtual (SV).

Secretaría de servicio múltiple

Ésta es una ventana que tiene por finalidad que los estudiantes, a través de ella, puedan acceder a sus servicios -en este caso, el trámite de matrícula-. Y, en un plazo muy corto hacer reclamo de nota, trámites de rehabilitación, solicitud de Créditos Oficiales y otros servicios  que pretendemos potenciar a través de ella.

Como primer paso, los estudiantes tenían que hacer un registro en la mencionada secretaría, registro que fue un poco difícil debido a que, como he mencionado, los alumnos no contaban con correo electrónico. Por consiguiente, muchos tuvieron que ir a crear su e-mail, para luego registrarse y hacer su proceso de matrícula sin ningún problema.

Después de concretizarse el registro, el sistema le otorgó al estudiante un correo institucional. Podemos considerar como ganancia, que todos los estudiantes de la Casa de Méndez Pereira tienen un correo electrónico institucional a través del cual les va a llegar noticias acerca de eventos (ejemplo: becas, pasantías y otros).

Obstáculo de Planes de Estudio errados o desactualizados

Una vez el estudiante se registraba, inmediatamente entraba a realizar su matrícula. De allí se presentaban ciertos hechos. Por ejemplo: que los estudiantes no estaban ubicados en el Plan correcto.

Nota explicativa en relación al párrafo anterior: hay que recordar que la UP, a través de la Acreditación Universitaria, lanzó una serie de Actualizaciones Curriculares que -en su momento- impactó todos los Planes de Estudio de nuestra universidad y Planes de Estudio que no estaban totalmente actualizados en las unidades académicas en el interior del país a través de los CRU. Esto ocasionó que los estudiantes, cuando ingresaban, no podían verse ubicados en el Plan que les correspondía. Por lo tanto se les presentaban materias que ya habían cursado (o que no eran del Plan). Esto desestimó al estudiante de seguir y optaron por venir a  la UP para que se le solventara su situación.

Estudiantes que deben hacer matrícula de modo presencial

En lo que se refiere a la Plataforma Tecnológica, es importante mencionar que los estudiantes con bajo Índice Académico (a quienes se les aplica el Artículo 311) no pueden hacer matrícula web, por lo tanto sí tienen que ir a su unidad académica a hacer un tipo de arreglo o acuerdo, según la autoridad corresponda para que ellos puedan estudiar, subir su Índice y aspirar -entonces- a tener una matrícula web.

Colapso en el ancho de banda

En relación a la Plataforma Tecnológica, para el Primer Semestre presentamos un colapso en el ancho de banda, porque la plataforma es vía web, y los estudiantes -efectivamente- entraron vía internet. Más los servicios que tiene la universidad -y somos conscientes que el ancho de banda que, en el Primer Semestre era de 50 megas, no era suficiente-. Como mejora, para el Segundo Semestre se aumentó a 100 megas. Esto permite hacerle frente a la necesidad que que tuvimos el semestre anterior.

En el plano de la Plataforma Tecnológica, lo ocurrido en el Primer Semestre fue uno de los inconvenientes más críticos. Sin embargo, en esta segunda parte del Año Académico, lamentablemente uno de los equipos de Seguridad Perimetral se dañó.

El mencionado percance provocó que los estudiantes fuera de la universidad no pudieran entrar a la página de la S.V. porque este equipo es el que nos conecta como universidad hacia el internet y del internet hacia la universidad.

Esa experiencia la vivieron  los alumnos desde su casa, desde un internet café, desde su trabajo o al intentarlo con el uso de sus celulares. Por ese motivo, se vieron precisados a realizar su proceso de matrícula de manera presencial.

Unidades académicas deben jugar importante papel

Desde el punto de vista de las unidades académicas, ellas tienen que hacer un trabajo previo de organización de la información. Deben tener ubicados de manera correcta a los estudiantes, en el plan y turno que le corresponde. Esto es así porque toda esa información y todo ese trabajo de logística que se hace, es el que va a garantizar que cuando un estudiante ingrese en la SV, pueda realizar su proceso de matrícula sin ningún problema o contratiempo.

Matrícula y pago electrónico desde cualquier distancia y hora del día

Tenemos experiencias positivas. Por ejemplo, un estudiante de Farmacia que estaba de vacaciones en los EEUU, no interrumpió su estadía en ese país porque él pudo matricularse desde allá.

Una modalidad importante que tiene el sistema de matrícula, es el pago electrónico. Es decir, que además del pago presencial en el Banco Nacional, existe el pago electrónico. Es decir, que el alumno que tenga acceso a una tarjeta visa o master-card, no solamente puede hacer su reserva de materia, sino que incluso puede pagar directamente y quedar en saldo “cero”. Es decir, un estudiante que hace todo el ciclo y queda matriculado de forma automática.

Pago electrónico genera confianza poco a poco

Tuvimos varios casos. En el Primer Semestre se realizaron 160 pagos electrónicos y para el II°, 120. Lo que significa, también, que no tenemos esa cultura de usar comercio electrónico a través de la web; pero -poco a poco- el sistema va creciendo. Los estudiantes se van a ir adaptando, y el tema del pago electrónico va a generar confianza. Se va a correr la voz que se paga a través de la página y no pasa nada. Así, yo creo que con el tiempo el pago electrónico va a ser una de las opciones primarias por la cual van a optar los estudiantes de la Casa de Méndez Pereira. Esa es una modalidad que tiene este sistema de matrícula. Otra es la posibilidad de matricularse a cualquier hora.

En el Primer Semestre se registró un caso curioso: Hubo un apagón eléctrico general en ciudad de Panamá. Pero la UP -a través de su planta eléctrica- mantuvo su Centro de Cómputo  trabajando, por lo tanto, el Sistema de Matrícula “estuvo arriba”. Y recuerdo que alrededor de 300/400 estudiantes tuvieron acceso al proceso de matrícula. Es decir que tampoco la limitante de energía eléctrica ocasionó una discontinuidad del proceso de matrícula web.

Facultades bien organizadas

Tenemos experiencia de algunas facultades muy bien organizadas. Por ejemplo, la de Derecho y Ciencias Políticas que casi el 96% de su matrícula la hace vía web. La de Arquitectura, la de Informática, Electrónica y Comunicación (FIEC), de Farmacia, de Ingeniería, y de Ciencias Agropecuarias. Así mismo, Centros Regionales Universitarios (CRU) que lo están haciendo bien, por ejemplo el de San Miguelito.

Nos estamos preparando para el 2014

Basándonos en  las enseñanzas de estos dos semestres, ya nos estamos preparando para el proceso de matrícula que empieza en el 2014. Estamos limpiando la información; haciendo acuerdos  con las autoridades, con los decanos. Entregando   información de cuántos estudiantes tienen ubicados en cada plan. De modo que la información esté completa, sea precisa y oportuna. También estamos adelantando gestiones para contar con algunos quioscos interactivos. Los mismos permitirán adquirir servicios (entre ellos,  el pago de matrícula).

Quioscos de pagos y servicios múltiples

Esto significa que si el estudiante viene (porque hay alumnos que, definitivamente,  quieren venir a la universidad)  para hacer su matrícula presencial, pero a través del sitio web, ya no tendría que ir al banco, sino que podrá pagar en uno de estos quioscos. En ellos también se podrán hacer pagos de créditos, diplomas, “stiquer” de calcomanías, carnés, servicio de bibliotecas. Integraremos  -en el futuro- el pago de servicios de cafetería, todo lo que tenga que ver con servicios de pago dentro de la UP.

Al final, todos estos servicios convergen en beneficio de nuestros estudiantes. En ese sentido, el señor rector está muy comprometido en darles todos los servicios posibles para que el estudiantes tenga todas las herramientas que le permitan superarse, estudiar; sobre todo en este siglo XXI en el que sabemos que todas las áreas del saber reposan o tienen un soporte importantísimo en la tecnología de la información y de la comunicación.

Cuarenta y ocho mil registros en la Secretaría Virtual

Así que, básicamente, el proceso de matrícula que tiene un año (dos semestres), está madurando; se están haciendo los correctivos necesarios, de modo que cada experiencia sea mejor.

Un aspecto positivo es que ya tenemos 48,000 registros en la S.V. Por lo tanto ya ese incidente de que no me puedo registrar, está totalmente superado. Prevemos que habrán temas recurrentes como el hecho de que un estudiante pueda olvidar su clave de acceso. Ante esa posibilidad  estamos preparados para que el estudiante pueda hacer su recuperación de clave sin mayor complicación.

Información a tiempo y oportuna, importante factor

Esa es la experiencia que se tiene de estos dos primeros semestres con este tipo de matrícula. Quedan algunas cosas por ajustar del lado de las unidades académicas, para que la información esté a tiempo y de forma oportuna. Los docentes están conscientes y están entregando sus calificaciones a tiempo, colocándolas via web, lo que facilita las cosas. Así, por ejemplo si una materia es pre requisito, aparezca a tiempo con la calificación correspondiente.

Reiteramos: estudiantes con bajo índice y estudiantes morosos, no podrán hacer una matrícula via web. Ellos tendrán que acercarse directamente a su unidad académica para resolver su situación.